Greenfile.workへの登録が完了したら、次の手順で安全書類の作成を進めていきましょう。

全体の流れ

Greenfile.workをご登録いただいた後の流れは、下記の図のようになっています。

今回の記事では、STEP1．マスターデータ登録 と、STEP2．協力会社の現場招待までをご案内します。

1．マスター情報の入力

まずは、マスター情報を入力していきましょう。
マスター情報を登録することで、書類を作成する時、いちいち同じ情報を入れなくてもよくなります。
それでは、早速入力していきましょう！

1-1．会社のマスター情報を登録する

まずは、会社の情報を入力していきましょう。
左のメニューから「組織体制」をクリックします。

会社情報を編集する

1. 会社名が記載されている部分をクリックします。
   
   
2. 会社形態を確認し、こちらのページには、会社名や代表者名、電話番号などを登録します。
   入力したら、ページ下部にある「保存」をクリックしましょう。
   
   
   
3. 左のメニューから「保険情報」をクリックし、「建退共」「労災上乗保険」情報を入力します。
   入力したら、ページ下部にある「保存」をクリックしましょう。
   
   
   
4. 左のメニューから「建設業許可」をクリックし、新規追加していきます。
   詳細は建設業許可・警備業許可の新規登録、編集、削除をご参照ください。
   
5. ※外国人就労者がいる場合のみ(実習生の場合は不要です)
   左のメニューから、「外国人情報」をクリックし、適正管理計画認定証などを添付します。
   詳細は建設特定技能受入計画認定証/適正監理計画認定証の登録をご参照ください。
   

支店情報(主たる営業所)を編集する

1. 「主たる営業所」をクリックします。
   ※主たる営業所は本店を表します。
   会社で加入している社会保険の取り扱いの仕組み上、本社のみで支店がない場合でも必ず｢主たる営業所｣をご登録いただく必要があります。
   
2. まずは会社情報と同様に、営業所名、代表者名など基本情報を入力し、保存ボタンをクリックします。
   
   
   
3. 左のメニューから「保険情報」をクリックし、「健康保険」「厚生年金」「雇用保険」情報を入力していきます。
   詳細は会社の保険情報の登録・編集方法をご参照ください。
   ※各保険の写しは、会社がその保険に加入していることを証明できる書類です。そのため、各保険会社からの領収書や請求書で問題ございません。
   
   
   
4. 左のメニューから「建設業許可」をクリックします。
   こちらには本社で登録した建設業許可が表示されています。
   種別の「特」や「般」という文字が灰字になっているは、クリックして黒字にすることで、この支店の建設業許可として登録ができます。
   
   

1-2．従業員情報を入力する

次に、自社の従業員情報を入力していきましょう。

1. 左のメニューから「従業員」をクリックし、「作成」をクリックします。
   
   
   
2. 名前、電話番号など基本情報を入力していきます。
   ※メールアドレスを入力した場合、この従業員はGreenfile.workにログインができるようになります。
   
   
   
3. 「技能情報」をクリックし、本人の役割や資格情報などを入力していきます。
   ページ下部にある「自動車運転免許証の写し」は、車両届で運転手として指定される場合に必要です。
   
   
   
4. 健康保険の受診日や、各種保険の写しを登録し、保存をクリックします。
   ※保険の写しについては、社会保険の加入に関する下請指導ガイドラインに基づいて登録項目を設けております。
   各種保険の写しの添付が必要かどうかは、元請けとご相談ください。
   
   
   
5. 緊急連絡先を登録し、保存をクリックします。
   

ここまでで、基本のマスター情報の入力が完了しました！
このマスター情報登録をすることで、書類を作成する時、いちいち同じ情報を入れなくてもよくなります。
次は、協力会社を招待しましょう。

 2．協力会社を招待する

次に、協力会社を招待していきましょう。
一度協力会社を招待することで、次回以降もラクに書類作成を進めることができます。

協力会社招待には、2つ方法があります。

元請けからすでに現場に招待されていて、その現場に協力会社を招待したい場合は
現場に協力会社を招待するをご参照ください。

まだ現場に招待されていない場合は、
現場に招待する前に協力会社を招待するをご参照ください。

2-3．代行操作をする場合

「招待した協力会社が、PCを持っていないので、自社で代理で書類を作るつもり」という方は、「代行操作」を行うことができます。
その場合、代行編集リクエストを協力会社またはシェルフィー(運営会社)宛にお送りいただく必要があります。
詳しい手順は代行操作のためのリクエストを送信する をご参照ください。

また、協力会社のデータを登録したい場合は、協力会社のマスターデータを代わりに登録する(代行編集)をご参照ください。

お疲れさまでした！
ここまで完了すると、書類の作成ができるようになっているはずです！

書類作成のヘルプページもご活用いただき、安全書類の作成を進めてくださいね。